8 lý do tại sao việc triển khai ERP không thành công và cách triển khai thành công

In Hệ thống ERP by Ivana BartonkovaLeave a Comment

Công ty của bạn có thể phải trả giá rất cao nếu thất bại trong việc triển khai hệ thống ERP – không chỉ là tiền mà cả thời gian và cơ hội phát triển. Ngay cả một số doanh nghiệp nổi tiếng cũng không xử lý tốt việc này – Nike, Hewlett Packard & Lidl triển khai hệ thống ERP không thành công. Lidl mất 7 năm và 500 triệu euro trong việc triển khai SAP của họ.

Bạn nên làm gì để không lặp lại sai lầm của người khác?
Hãy xem bài viết của chúng tôi về 8 lý do phổ biến nhất khiến triển khai ERP không thành công và các mẹo của chúng tôi về cách giảm thiểu rủi ro của việc triển khai hệ thống ERP.

TẦM NHÌN KHÔNG RÕ RÀNG VỀ HỆ THỐNG ERP MÀ BẠN MUỐN CÓ / SAI LỆCH VỚI TẦM NHÌN CHIẾN LƯỢC CỦA CÔNG TY

Nhiều công ty quyết định số hoá các quy trình của họ, nhưng họ không có mục tiêu rõ ràng cho việc triển khai.
Trước khi bạn quyết định triển khai ERP, bạn nên trả lời cho các câu hỏi sau:

  • Tầm nhìn của công ty bạn là gì?
  • Kế hoạch của công ty bạn trong vài năm tới là gì?

Những thông tin này quan trọng để chọn hệ thống ERP phù hợp và bắt đầu triển khai. Mỗi công ty cần một cách tiếp cận khác nhau, các mô-đun khác nhau và hệ thống khác nhau. ERP sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu và tầm nhìn của công ty bạn và cấu trúc của hệ thống sẽ tương ứng với công ty của bạn.

COI VIỆC TRIỂN KHAI HỆ THỐNG ERP LÀ CHI PHÍ

Việc triển khai hệ thống ERP nên được coi là đầu tư chứ không phải là chi phí. Nếu bạn triển khai hệ thống một cách chính xác và xử lý tốt việc quản lý thay đổi, nó sẽ giúp bạn tăng lợi nhuận và bạn có thể nhận lại khoản đầu tư ban đầu của mình trong vòng vài tháng.

Việc triển khai tốt phần mềm Odoo ERP cho khách hàng của Port Cities đã thu lại được tiền trong vòng chưa đầy 4 tháng. Việc triển khai dự án mất 6 tháng và ngân sách của dự án đó là 15k USD.

Ngoài việc giảm thiểu rủi ro bởi yếu tố con người, khách hàng nhận được sự thay đổi đáng kể, ví dụ giảm thời gian của cơ quan quản lý phải chi cho hoạt động công ty. Qua đó, ban lãnh đạo có thể giành thời gian để phát triển kinh doanh và thu hút khách hàng mới, giúp tăng doanh thu hàng tháng cho doanh nghiệp của họ.

 

 

 

 

 

 

Để tìm hiểu thêm thông tin chi tiết về việc triển khai này, bạn hãy xem toàn bộ nghiên cứu điển hình.

Nếu bạn muốn đầu tư vào hệ thống ERP, bạn hãy đánh giá và chọn lọc ý tưởng của mình qua nhiều yếu tố. Giá thấp không phải lúc nào cũng có nghĩa là chất lượng dịch vụ cao và nguyên tắc đó cũng áp dụng cho các giải pháp đắt tiền hơn. Bạn hãy chọn đối tác triển khai ERP phù hợp, có kinh nghiệm triển khai các dự án trong lĩnh vực của bạn.

LỰA CHỌN NHÀ TƯ VẤN ERP

Lựa chọn nhà tư vấn ERP phù hợp tương đương với 50% thành công của bạn. Đối tác triển khai ERP tốt sẽ phân tích và hiểu doanh nghiệp của bạn, quy trình của nó và thiết kế hệ thống đáp ứng nhu cầu của công ty bạn. Đối tác đó sẽ hướng dẫn bạn trong quá trình triển khai, đề xuất các phương pháp hay nhất cho lĩnh vực của bạn và giám sát tất cả các yếu tố quan trọng để giúp bạn triển khai thành công. Mặc dù phí tư vấn của một nhà tư vấn có kinh nghiệm có thể cao hơn, kinh nghiệm của nhà từ vấn đó có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều chi phí có thể phát sinh trong tương lai.
Có nhiều tiêu chí để lựa chọn đối tác phù hợp để triển khai và đó là lý do tại sao chúng tôi đã chuẩn bị một bài viết riêng cho chủ đề này.

DÀNH TẤT CẢ CÔNG VIỆC CHO NHÀ TƯ VẤN

Thậm chí có nhà tư vấn ERP tốt nhất không có nghĩa là việc triển khai của bạn sẽ thành công. Triển khai ERP là một trò chơi có 2 người chơi – nhà tư vấn ERP và chính công ty. Đó là một quá trình có đòi hỏi cao và bạn ​​sẽ phải giao tiếp thường xuyên, cung cấp những phản hồi, xử lý giao tiếp nội bộ với nhân viên của bạn và quản lý thay đổi. Có rất nhiều trường hợp thất bại trong việc triển khai ERP, ngay cả với những chuyên gia tư vấn tốt nhất và có nhiều kinh nghiệm nhất, vì khách hàng không chia sẻ đầy đủ thông tin.
Nhà tư vấn tốt luôn luôn trình bày cho bạn những phương pháp luận của họ, chia sẻ kế hoạch giảm thiểu rủi ro và khuyến khích khách hàng thực hiện theo các chỉ dẫn.
Chúng tôi đã chuẩn bị một ví dụ cụ thể để cho bạn thấy, việc phân chia trách nhiệm giữa khách hàng và nhà tư vấn như thế nào. Bảng này cũng cho thấy được sự cần thiết của việc giao tiếp thường xuyên và sự chú ý từ cả hai phía.

 

TRÁCH NHIỆM CỦA NHÀ CUNG CẤP

TRÁCH NHIỆM CỦA KHÁCH HÀNG

NGƯỜI QUẢN LÝ TÀI KHOẢN

NHÀ TÀI TRỢ CHO DỰ ÁN

Đánh giá dự án hàng tháng Người đưa ra quyết định và điểm kiểm soát chính cho dự án
Điểm kiểm tra dành cho khách hàng Nên xem xét tiến độ cùng với người quản lý tài khoản của nhà tư vấn

NGƯỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN

NGƯỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN NỘI BỘ

Chịu trách nhiệm phân phối dự án từ phía nhà tư vấn Chịu trách nhiệm phân phối dự án từ phía khách hàng
Đánh giá ngân sách, tiến trình và mốc thời gian hàng tuần Nên kiểm tra tiến độ cùng với người quản lý dự án của nhà tư vấn

NGƯỜI CHỊU TRÁCH NHIỆM QUY TRÌNH KINH DOANH

Làm rõ và phê duyệt các tính năng liên quan đến bộ phận của anh ấy / cô ấy

NGƯỜI DÙNG

Cung cấp phản hồi & đầu vào cho hệ thống

NHÀ TƯ VẤN KHÔNG HOÀN TOÀN HIỂU QUY TRÌNH KINH DOANH CỦA BẠN

Hiểu doanh nghiệp của bạn, các quy trình, tầm nhìn và kế hoạch là một khía cạnh quan trọng và có thể xác định sự thành công của việc triển khai ERP. Nghĩa vụ của hệ thống ERP là giúp bạn hợp lý hóa quy trình kinh doanh của bạn, đơn giản hóa chúng và số hoá doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp đều có nhu cầu cụ thể, cần được xem xét. Doanh nghiệp của bạn càng lớn và càng phức tạp thì càng cần hiểu rõ về doanh nghiệp.

Bạn hãy chọn nhà tư vấn ERP mà hỏi bạn nhiều câu hỏi, đi sâu và cố gắng hiểu doanh nghiệp của bạn, Ngoài ra bạn nên cung cấp cho nhà tư vấn của bạn thông tin chất lượng cao nhất về quy trình của bạn để họ có thể thiết kế giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.

ĐẶT RA MÔ HÌNH ĐỊNH GIÁ SAI

Lựa chọn mô hình định giá và điều khoản thanh toán là một trong những vướng mắc thường xuyên trong quá trình triển khai hệ thống ERP. Hai mô hình được sử dụng chủ yếu là ngân sách cố định (nhà tư vấn ước tính ngân sách và cung cấp cho bạn các giải pháp) và ngân sách linh hoạt (nhà tư vấn sẽ lập hoá đơn cho bạn dựa trên thời gian mà họ đầu tư vào dự án).

Cả hai cách này có thể tốt cho các trường hợp cụ thể, vấn đề thường xuất hiện khi khách hàng với nhà tư vấn chọn một phương pháp sai cho dự án của mình.

Nếu bạn muốn biết cách xác định, mô hình định giá nào là mô hình để triển khai ERP tại Việt Nam, bạn hãy tham khảo bài viết tiếp theo của chúng tôi về mô hình định giá. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn những điều cần phải để ý, cách chọn mô hình định giá phù hợp cho việc triển khai của bạn và trình bày cho bạn xem các trường hợp triển khai thành công, kể cả không thành công.

TÙY CHỈNH HỆ THỐNG ERP QUÁ MỨC

Càng tùy chỉnh hệ thống của bạn thì hệ thống càng trở nên phức tạp và càng có nhiều biến chứng hơn. Quá nhiều tùy chỉnh có thể dẫn đến các vấn đề trong lúc triển khai, kể cả sau khi triển khai.

Việc tùy chỉnh hệ thống ERP của bạn quá nhiều thường là dấu hiệu doanh nghiệp không muốn thay đổi và chỉnh sửa các quy trình kinh doanh hiện tại. Khi các công ty phần lớn dựa vào cách làm việc của họ thay vì dựa trên các quy trình đã được kiểm chứng, đã thử và được kiểm tra của phần mềm, họ có xu hướng tùy chỉnh quá nhiều. Trong trường hợp đó, ngân sách sẽ cao hơn và công ty cũng bỏ lỡ một trong những lợi thế lớn nhất của hệ thống ERP, đó là đơn giản hoá các quy trình kinh doanh.

Làm cho các quy trình của bạn đơn giản hơn, dễ dàng hơn và nhanh hơn cùng với hệ thống ERP. Đó là một công cụ có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và nguồn nhân lực một cách thông minh. Hệ thống ERP không đơn thuần chỉ chuyển đổi công việc của bạn từ giấy sang CNTT mà còn tối ưu hóa quy trình kinh doanh của bạn.

Tùy chỉnh thường là giải pháp rủi ro và tốn kém hơn, mặc dù đôi khi là việc cần thiết. Không tùy chỉnh quá nhiều – cố gắng tìm giải pháp thông minh cho doanh nghiệp của bạn để hưởng lợi ích nó.

Để tìm hiểu thêm về chủ đề này, chúng tôi khuyên bạn đọc bài viết Chìa khóa để triển khai ERP: Quản trị kỳ vọng của khách hàng của Fabien Pinckaers, Giám đốc điều hành của Odoo.

QUẢN LÝ THAY ĐỔI KHÔNG CHÍNH THỨC & ĐÀO TẠO DÀNH CHO NGƯỜI DÙNG

Sở hữu chiếc xe tốt nhất và nhanh nhất không có nghĩa là bạn sẽ đi được từ điểm A đến điểm B, trừ khi bạn có thể lái xe. Đây là một nguyên tắc rất gần với hệ thống ERP. Sự thành công của việc triển khai hệ thống ERP phụ thuộc rất nhiều vào khả năng của nhân viên / người dùng để sử dụng nó đúng cách trong các hoạt động hàng ngày của họ. Công ty của bạn mà càng lớn, thì sự quan trọng của việc tạo lên chiến lược quản trị thay đổi một cách chính xác càng cao, để đảm bảo rằng hệ thống ERP sẽ mang lại cho bạn những lợi ích mà bạn mong đợi.

CHIẾN LƯỢC TRUYỀN THÔNG:

Bạn cần giải thích cho nhân viên của mình rằng hệ thống ERP sẽ cải thiện công việc của họ như thế nào, tại sao đó là điều cần thiết cho công ty của bạn và công ty sẽ hưởng lợi như thế nào từ việc sử dụng một hệ thống như vậy. Hiểu “lý do tại sao” sẽ nâng cao sự tiếp nhận của nhân viên để sử dụng nó thường xuyên và đúng cách.

Bạn hay làm cho nhân viên của bạn trở thành một phần của việc triển khai ERP. Hãy để họ đặt câu hỏi, thảo luận về các quy trình mới được thiết lập. Thường thì họ có thể cung cấp các ý tưởng thú vị về các quy trình hàng ngày vì họ là những người dùng hàng ngày.

Nhiều công ty không tích hợp nhân viên (người dùng) của họ trong quá trình triển khai, điều này thường dẫn đến sự hiểu lầm về hệ thống và nhân viên sẽ không có động lực để sử dụng hệ thống mới.

ĐÀO TẠO NGƯỜI DÙNG:

Để đào tạo mọi người cách sử dụng hệ thống một cách hiệu quả, chúng ta cần xác định đối tượng cần được đào tạo và đào tạo những gì..

Thông thường, nhà tư vấn ERP của bạn sẽ cung cấp danh sách đào tạo cho công ty của bạn và đảm bảo bạn biết cách sử dụng hệ thống để gặt hái những lợi ích của nó.

banner lien he

Trước khi bắt đầu triển khai ERP, bạn nên giảm thiểu rủi ro bằng cách xác định mục tiêu rõ ràng – tại sao bạn cần một hệ thống ERP, hệ thống ERP sẽ giúp doanh nghiệp của bạn phát triển như thế nào và nguồn nhân lực nội bộ của bạn để triển khai sẽ như thế nào. Bạn hãy đảm bảo việc liên lạc với một nhà tư vấn ERP có kinh nghiệm, họ có thể giúp bạn giảm thiểu những rủi ro của việc triển khai ERP.

Did you like the article? Let your friends know about it!

Leave a Comment